Me permito adjuntar el contenido del Blog de Carlos Arroyo publicado en su "Ayuda para Estudiante" de El Pais el | 28 de octubre de 2013, ya que su contenido es completamente imprescindible.
La agenda, el bloc, la 'inbox' y otras técnicas buenas, bonitas y baratas
Estudiar o pensar (de verdad) requieren una concentración y un gasto de energía que no es muy compatible con la gestión de asuntos. O estudias profundamente o piensas superficialmente en lo que tienes que hacer mañana a las seis de la tarde. O piensas creativamente o repasas mecánicamente la lista de la compra. Pero las dos cosas a la vez (y bien), me temo que no. Por eso necesitamos agenda, bloc de notas, bandeja de entrada (inbox), horario de estudio, programación personal de estudio, archivo temporal y almacén.
¡Por Dios! ¿Tantas cosas?
Neurólogos y demás científicos cognitivos están dejando bastante claro en los últimos años que el del cerebro humano es un enigma tan fascinante como el del instante anterior al Big Bang, si no lo es más. Lo que sabemos acerca de él y de sus aledaños lo hemos aprendido mayoritariamente hace cinco minutos, o sea, en los últimos años: estamos viendo crecer por momentos una ciencia que en tiempos del gran Ramón y Cajal aún estaba en mantillas.
Por eso me extraña el escaso interés general que las neurociencias cognitivas suscitan en el entorno educativo. Creo que es un error de fondo que pagaremos si no media una buena rectificación (lo que no es esperable). El entorno docente es tan hostil a lo que viene de fuera del aula que no me extrañaría oír hablar dentro de poco de neurobobos, como algunos hablan hoy de pedabobos (no quisiera dar ideas).
Pero dejemos los rolex y volvamos a las setas. Lo cierto es que los neurocientíficos han comprobado que nuestro cerebro no tiene suficiente memoria operativa (working memory) para ese circo mental de varias pistas de la multigestión, el estudio y el pensamiento creativo, si es que queremos lucirnos en una de ellas.
En términos de eficiencia mental funcionamos como si nos ciñéramos a la fórmula de la presión (P=F/S). Incrementa el denominador, la superficie de temas que tienes en la mente, y habrás disminuido la presión o eficiencia mental, porque lo que es la fuerza bruta de tu memoria operativa no la podrás incrementar mucho. Dicho de otro metafórico modo, o concentras en lo que estudias el foco de lalinterna atencional, o no lo verás bien. Los neurólogos hablan también de atención ejecutiva, una de las diversas modalidades de la atención, como dice el catedrático Francisco Mora (Universidad Complutense y Universidad de Iowa, EEUU) en su interesantísimo libro Neuroeducación: Solo se puede aprender aquello que se ama(Alianza), absolutamente recomendable (e ilusionante) para cualquier docente.
Pues bien, si necesitamos liberar la mente de ataduras como “que no se me olvide esto, ¿dónde tendré eso otro? o tengo que hacer lo de más allá”, ¿cuáles son nuestros mejores instrumentos? Obviamente hay muchos, incluidos en versión electrónica (algunas de las cuales me gustan, como Evernote, Read Later o las propias agendas de los ordenadores, tablets y móviles). Pero creo que es más realista pensar en un enfoque analógico, que es el que hoy usan mayoritariamente nuestros jóvenes en materia de organización (excluyendo quizá un uso parcial de la agenda del móvil). Veamos la herramientas y algunas recomendaciones, en un lenguaje dirigido a los jóvenes:
Agenda
1. Durante la época escolar preuniversitaria, mejor en papel que digital (suele estar prohibida en el aula, para evitar la invasión de móviles).
2. Una sola agenda. Tener dos (una de estudios y otra personal) es una complicación inncesaria. Ambas facetas se influyen, así que no deben gestionarse por separado.
3. La agenda se reserva solo para lo que impacta en tu calendario: tareas, exámenes, compromisos o anotaciones para recordar fechas. No es un cuaderno más ni un diario personal.
4. Además del horario de clases, debe incluir el de actividades extraescolares y, obviamente, todos los compromisos personales y recordatorios necesarios.
5. En clase, tenla siempre a mano, lógicamente para anotar y centralizar en ella tareas y fechas (y no anotarlo en cualquier papel).
6. En casa, tenla siempre a mano, fundamentalmente para consultar, ya que de ahí se desprenderán en parte tus tareas diarias. La agenda hay que consultarla frecuentemente, no está de adorno.
7. Importantísimo: hay dos tipos de fechas. La más importante, la de entrega: cuándo hay que entregar la tarea o cuándo es el examen. La otra es una especie de fecha interna: cuándo prevés que vas a trabajar en ello. Manejar las dos fechas obliga a gestionar la agenda mirando no solo lo de hoy, sino también los próximos días, para evitar que algo te pille desprevenido. Hay una tercera fecha, pero generalmente no tiene interés: la del encargo (en realidad, da igual que te encarguen algo hoy o mañana: lo importante es cuándo debes tenerlo hecho). Curiosamente, hay muchos chicos que solo manejan justo esta fecha, la de menor interés.
8. Gestionar la agenda no siempre es fácil (incluso para algunos adultos), lo que sí es seguro es que será imprescindible. Por lo tanto, es bueno pedir consejo si tienes dudas.
Bloc de notas
1. Es el bloc de ahora no. Con esta rebautizada denominación se entiende a qué me refiero con un bloc de notas (o un taco de hojas sueltas, como prefieras). ¿Para qué sirve? Para dos cosas esenciales. La primera, expulsar de la mente cualquier asunto que interfiera en lo que estás haciendo (técnica de la supresión: algo que no es fácil hacer por pura voluntad, sin ayuda del papel). La segunda, no olvidar ideas ni compromisos ni asuntos varios, sin necesidad degastar memoria en ellos. Lo que aterriza en una hoja de tu bloc de notas deja de sobrevolar tu cabeza. Y, a la inversa, lo que no anotas, seguirá jugueteando con tu mente y descentrándola de su verdadero trabajo. Además, en estos casos, el contador del cansancio seguirá funcionando; los resultados, no.
2. La filosofía de uso es simple: anota todo lo que asome por cualquier esquina de tu cerebro si no vas a poder dedicarte en ese instante. No te cortes, ya tendrás tiempo de tirar lo que luego veas que no tiene mayor interés. Pero a la hora de anotar no debes ser nada selectivo. Y no olvides algo básico: cualquier nota de este tipo es provisional, una simple ayuda de memoria, aunque sea de un tema importantísimo.
3. Se anota un solo asunto o idea por hoja, e inmediatamente va a la bandeja de entrada o inbox. Luego ya veremos qué es lo que hacemos. Eso sí, el papelito no puede quedarse flotando por el escritorio o instalarse en el bolsillo del pantalón durante cinco días: ¡a la bandeja de entrada! Insisto en algo que muchos incumplen: uno solo asunto por hojita (si no, luego no podrías gestionarlo uno a uno).
4. ¿Qué tipo de bloc o de hojas? Cada uno tiene sus gustos. Contaré el mío: me gusta el tamaño A-6 (cuarta parte de un folio, el sistema más barato) y también los tacos de papel reciclados de Muji, que son ligeramente menores. Con todos los respetos, no me gustan los post-it, por tres razones: son caros, generalmente muy pequeños (para escribir y para manejarlos) y el adhesivo es toda una tentación para dejarlo en la pantalla o en cualquier otro sitio de decoración permanente (tremendo error).
Bandeja de Entrada (Inbox)
1. ¿Qué es? ¡Premio: una bandeja! David Allen [ampliamente citado en este post] hace un justificado hincapié en la trascendencia de tener algo tan simple como una bandeja de entrada. Solo una, pero en cada uno de los sitios en los quetrabajemos. Para un estudiante, esto quiere decir una en el escritorio, otra en su mochila (clase) y quizá otra en un bolsillo, pero siempre en el mismo y con el hábito de sacar los papelitos en cuanto se llega a casa. Dejo aparte la lógica bandeja de entrada del mail (o incluso de ficheros Word o Excel).
2. La más importante, y a la que deben ir a parar cada día todas las demás, es la del escritorio. Las bandejas las venden en todas las papelerías, así que no hay por qué dar pistas. Yo la elijo grandecita, que quepa supere generosamente el tamaño A-4 y pueda acoger una buena pila de papeles. También me gustan las de Muji, pero eso es una cuestión personal.
3. La bandeja debe recoger absolutamente todo lo que te llega: una nota con una idea para un próximo trabajo, el teléfono de un amigo al que vas a ver el sábado, una revista que acabas de comprar, un folleto que te interesa, un recordatorio para sacar un billete o las fotocopias de unos apuntes que quieres contrastar con los tuyos. Cualquier cosa debe pasar por esa especie de recibidor de tu casa personal: tu inbox.
4. Mi consejo es que tu bandeja de entrada en la mochila sea una carpetilla de cartulina (me gusta que sea de un color llamativo y, si te apetece, la decoras dibujándole una bandejita o algo así, pero que te llame la atención). Ahí va todo lo que te llega cuando estás en el instituto o el colegio. Naturalmente, salvo lo que va directamente a la agenda, porque ya tiene una fecha concreta impuesta desde fuera.
5. Al final de cada jornada, o algo antes, sacas cada elemento que haya llegado a la bandeja de entrada y decides qué hacer con él o dónde colocarlo para trabajar en su momento con él. O directamente lo ejecutas (por ejemplo, si es llamar a un colega para preguntarle algo). La norma es que si vas a tardar un par de minutos, no te pares a pensar qué hacer: hazlo (tardarás lo mismo que en pensarlo).
Archivo Temporal y Almacén Permanente
Allen propone un sistema de archivos que me parece muy complicado para los jóvenes estudiantes, así que lo simplificaré de forma extrema y le cambiaré los nombres:
1. El Archivo Temporal es un espacio de archivadores o un cajón (o algo similar) utilizado para colocar todos aquellos documentos que sabes que vas a necesitar, aunque quizá no inmediatamente. Es una especie de depósito con fecha de caducidad. Por ejemplo: para una síntesis sobre un tema que tendrás que preparar para tu próximo examen de Biología, dentro de mes y medio.
2. El Almacén Permanente es otro espacio similar al Archivo Temporal, pero utilizado solo para aquello que te parece interesante, aunque no sabes si realmente algún día lo necesitarás. Por ejemplo, una revista con unas ilustraciones muy buenas sobre los fractales. La diferencia es solo que el Almacén Permanente reúne cosas interesantes, pero sin fecha prevista, mientras que el Archivo Temporal tiene documentos que más pronto que tarde utilizarás.
3. Ambos espacios deben ser claramente distinguibles y, cuando introduzcas en ellos un conjunto de folios sobre un tema, mejor que sea dentro de una carpetilla con un título. Recomiendo vivamente que sea con una etiqueta hecha con un post-it blanco de rollo, que es fácil de quitar para reutilizar la carpeta (lo que te gastas en el rollo te lo ahorras en carpetas reutilizadas).
Horario de Estudio
Es la organización horaria (días, sesiones, horas fijadas, unidades, pausas) de tu trabajo en casa. Es la parrilla vacía, el marco general del día e indica las horas, pero no el contenido concreto de lo que vas a hacer cada hora. Lo haces tú y lo vas retocando cada fin de semana para ajustarte a la semana entrante y sus novedades (si las hay).
En el post Cuantas más horas practico más suerte tengo puedes ver ampliamente desarrollado este tema.
Programación Personal de Estudio
Es la plasmación de las tareas concretas y priorizadas en el horario de cada día. Es el contenido una vez metido dentro del marco general, que es tu horario de estudio. El horario dice cuándo (de qué hora a qué hora y con qué estructura de pausas), mientras que la Programación Personal de Estudio dice qué (pero dentro del cuándo, que es el horario). Es decir, es el documento que aglutina el horario de tus sesiones de estudio y tus tareas priorizadas a realizar en ese horario. Este asunto, que es fundamental y tiene su cosita, lo desarrollaré en un próximo post.
Me gustaría acabar este post sobre la organización del trabajo, como hice en el anterior, con una pregunta:
¿Habéis conocido a algún estudiante que se organice mucho y bien y aprenda poco y mal?
Sé que algunos son buenos y se organizan regular, pero creo que estaréis de acuerdo en que la pregunta tiene una clara respuesta:
Uno o ninguno.
Como complemento a este fantástico post, os adjunto un esquema del diagrama de flujo del Metodo GTD aplicado a estudiantes.
Como complemento a este fantástico post, os adjunto un esquema del diagrama de flujo del Metodo GTD aplicado a estudiantes.
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